一、公文的文體
　　文體即文章的體裁.公文的文體是以敘述、說明、議論三種表達(dá)方式兼用的特殊應(yīng)用文體.因此,公文首先必須具有應(yīng)用文的屬性：直接應(yīng)用性、全面真實(shí)性、結(jié)構(gòu)格式的規(guī)范性.能對解決某一現(xiàn)實(shí)事務(wù)具有明顯的直接應(yīng)用價值,公文要求反映具體事務(wù)時必須全面真實(shí),不允許虛構(gòu)夸張.其次,公文要求使用現(xiàn)代書面語言,不得采用古文形式表述.由于行文目的的不同,敘述、說明、議論在不同的文種中使用各有側(cè)重.
　　二、公文的結(jié)構(gòu)
　　公文的結(jié)構(gòu)指公文的組織構(gòu)造,具有規(guī)范性.國家有關(guān)機(jī)構(gòu)對公文的基本構(gòu)成作了規(guī)范性要求,基本組成部分為一切公文所必備,其他組成部分可視具體情況決定取舍.
　　公文的基本組成部分有：標(biāo)題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞.
　　公文的其他組成部分有：文頭、發(fā)文字號、簽發(fā)人、保密等級、緊急程度、主送機(jī)關(guān)、附件及其標(biāo)記、抄送機(jī)關(guān)、注釋、印發(fā)說明等.
　　標(biāo)題.一件公文用以與其他公文相區(qū)別的名稱,其主要作用是：概括揭示為受文者關(guān)注幾方面內(nèi)容；為查找利用與管理公文提供一個檢索標(biāo)識.
　　正文.公文的主體部分.用于系統(tǒng)表達(dá)使受文者對特定事物獲得明確認(rèn)識所需要的信息.
　　作者.制發(fā)公文并對其負(fù)全責(zé)的機(jī)關(guān)的全稱或規(guī)范簡稱.其作用是表明公文的責(zé)任者和法定權(quán)威性,間接表明公文的空間效力范圍(即對哪一家特定地區(qū)或單位有法定效用).
　　日期.公文形成的具體時間,通常以領(lǐng)導(dǎo)者簽發(fā)的時間為準(zhǔn),聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn),特殊情況下以會議通過的時問、印發(fā)時間、批準(zhǔn)時間作為公文形成的時間,除在正文中明確規(guī)定生效執(zhí)行日期的公文之外,公文的形成日期即公文時間效力范圍的起點(diǎn),因此,日期也具有表明公文有效性的作用.
　　印章或簽署.印章實(shí)際上是指作為機(jī)關(guān)權(quán)力象征的印信在公文上留下的印記；簽署則是指簽發(fā)公文的領(lǐng)導(dǎo)人親筆在正式發(fā)出的公文上所簽署的姓名.印章或簽署均為證實(shí)公文作者合法性、真實(shí)性及公文效力的標(biāo)志.
　　主題詞.用以揭示公文基本內(nèi)容并經(jīng)過規(guī)范化處理的名詞術(shù)語.其作用是與標(biāo)題等相配合進(jìn)一步簡要而準(zhǔn)確地揭示公文內(nèi)容；為主題檢索法的運(yùn)用提供檢索標(biāo)識,為以計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代信息手段處理與管理公文和檔案奠定基礎(chǔ).
　　文頭.用于強(qiáng)調(diào)公文責(zé)任歸屬和權(quán)威性的標(biāo)記.一般由作者全稱或規(guī)范簡稱后加“文件”二字構(gòu)成.其作用是強(qiáng)調(diào)公文責(zé)任歸屬者,喚起受文者對公文權(quán)威性的警覺,表明此件是鄭重的正式公文,向受文者提示內(nèi)容的重要性；表明文件性質(zhì)或發(fā)送范圍,通常以不同字體字號、顏色、全稱或簡稱等形式表示這些方面的區(qū)別.
　　發(fā)文字號.由作者對其所制發(fā)的公文依次編排的順序代碼.其作用在于為檢索和引用文件提供專指性較強(qiáng)的代號；為統(tǒng)計(jì)和管理公文提供依據(jù).
　　簽發(fā)人.代表機(jī)關(guān)核準(zhǔn)并簽發(fā)發(fā)文稿的領(lǐng)導(dǎo)人的姓名.在上行文中必須有此項(xiàng)目.其作用是表明公文的具體責(zé)任者,督導(dǎo)各級領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)真嚴(yán)肅地履行職責(zé),強(qiáng)化公文質(zhì)量.
　　保密等級.公文涉密程度標(biāo)志.其作用是表明公文涉及秘密的程度與保密要求,喚起受文者警覺,提示其注意,分別采取不同措施,確保秘密公文的安全.
　　緊急程度.表明公文送達(dá)和辦理時間要求的標(biāo)志.其作用是維護(hù)公文時效,避免延誤.
　　主送機(jī)關(guān).對所收受公文負(fù)實(shí)際辦理、答復(fù)責(zé)任的機(jī)關(guān)的全稱、規(guī)范簡稱或統(tǒng)稱.其作用是概括表明公文效力所及的空間范圍和機(jī)構(gòu)、人員范圍.
　　附件及其標(biāo)記.附件指附屬于公文正件的其他材料.如無專門說明,其效用與正件相同.在公文正件上要作出附件標(biāo)記,即注明附件標(biāo)題、件數(shù)、份數(shù)等.
　　抄送機(jī)關(guān).對所收受公文一般毋須承擔(dān)直接辦理、答復(fù)責(zé)任,而只需了解公文內(nèi)容的機(jī)關(guān)的全稱、規(guī)范簡稱或統(tǒng)稱.其作用是與有關(guān)方面溝通情況,以便于取得了解、理解、支持和配合.
　　注釋.對正文中有關(guān)名詞術(shù)語及有關(guān)事項(xiàng)的注解、說明.
　　印發(fā)說明.對公文印制發(fā)出情況的介紹.