在一般情況下,邀請有正式與非正式之分.非正式的邀請,通常是以口頭形式來表現(xiàn)的.相對而言,它顯得要隨便一些.正式的邀請,既講究禮儀,又要設(shè)法使被邀請者備忘,故此它多采用書面的形式,即洛陽禮儀活動邀請函的形式.
那么,什么是禮儀活動邀請函?我們要怎樣來寫作禮儀活動邀請函?
一、禮儀活動邀請函的含義
禮儀活動邀請函又稱禮儀活動邀請信、禮儀活動邀請書,是禮儀活動主辦方（單位、團(tuán)體或個人）邀請有關(guān)人員出席隆重的會議、典禮,參加某些重大活動時發(fā)出的禮儀性書面函件.
凡精心安排、精心組織的大型活動與儀式,如宴會、舞會、紀(jì)念會、慶祝會、發(fā)布會、單位的開業(yè)儀式等等,只有采用禮儀活動邀請函邀請佳賓,才會被人視之為與其檔次相稱.禮儀活動邀請函有自己的基本內(nèi)容、特點(diǎn)及寫法上的一些要求.
二、禮儀活動邀請函的基本內(nèi)容
禮儀活動邀請函的基本內(nèi)容包括禮儀活動的背景、目的和名稱；主辦單位和組織機(jī)構(gòu)；禮儀活動的內(nèi)容和形式；參加對象；禮儀活動的時間和地點(diǎn)、聯(lián)絡(luò)方式以及其他需要說明的事項(xiàng).內(nèi)容根據(jù)實(shí)際情況填寫.
三、禮儀活動邀請函的特點(diǎn)
洛陽禮儀活動邀請函的特點(diǎn)體現(xiàn)在以下四個方面：
禮貌性強(qiáng).邀請事務(wù)使用邀請函表示禮貌.禮貌性是禮儀活動邀請函的最顯著的特征和基本原則.這體現(xiàn)在內(nèi)容的完全的贊美肯定和固定的禮貌用語的使用上,強(qiáng)調(diào)雙方和諧友好的交往.
感情誠摯.禮儀活動邀請函是為社交服務(wù)的專門文書,這使得它能夠單純地、充分地發(fā)散友好的感情信息,適宜于在特定的禮儀時機(jī)、場合,向禮儀對象表達(dá)專門誠摯的感情.
語言簡潔明了.禮儀活動邀請函是現(xiàn)實(shí)生活中常用的一種日常應(yīng)用寫作文種,要注意語言的簡潔明了,看懂就行,文字不要太多太深奧.
適用面廣.禮儀活動邀請函使用于國際交往以及日常的各種社交活動中,而且適用于單位、企業(yè)、個人,范圍非常廣泛.
四、禮儀活動邀請函的結(jié)構(gòu)與寫法
在應(yīng)用寫作中禮儀活動邀請函是非常重要的,尤其是社會交際空前廣泛和重要的當(dāng)代社會,寫好它可以說至關(guān)重要.對禮儀活動邀請函的寫法要注意格式和形式兩個方面.
首先是結(jié)構(gòu)上寫法類似公函.一般格式如下：
邀請函
尊敬的________________
您好!
___________單位將于____年____月____日在_________地,舉辦_____________活動,特邀您參加,謝謝.
請看例文一：
邀請函
尊敬的×××教授：
我們學(xué)會決定于××年×月×日在省城××賓館舉辦民間文學(xué)理論報告會.恭請您就有關(guān)民間文學(xué)的現(xiàn)狀與發(fā)展發(fā)表高見.務(wù)請撥冗出席.
順祝
健康!
××省文學(xué)研究會
聯(lián)系人：×××
××年×月×日
這是最常見的、標(biāo)題只以文種“邀請函”字樣出現(xiàn)的范例.再看例文二：
新春晚會邀請函
________小姐／先生
仰首是春、俯首成秋,××公司又迎來了她的第×個新年.我們深知在發(fā)展的道路上離不開您的合作與支持,我們?nèi)〉玫某煽冎杏心男燎诠ぷ?久久聯(lián)合、歲歲相長.作為一家成熟、專業(yè)的×X公司,我們珍惜您的選擇,我們愿意與您一起分享對新年的期盼.故在此邀請您參加×××公司舉辦的新年酒會,與您共話友情、展望將來.如蒙應(yīng)允,不勝欣喜.
地點(diǎn)：×××
時間：××年×月×日
備注：期間抽獎,請隨賜名片
這里標(biāo)題除了文種“邀請函”字樣外,還出現(xiàn)了事由“新春晚會”.
在一個商業(yè)社會里,商務(wù)禮儀活動邀請函也出現(xiàn)得越來越普遍.
商務(wù)禮儀活動邀請函反映了商務(wù)活動中的人際社交關(guān)系,企業(yè)可根據(jù)商務(wù)禮儀活動的目的為其合作伙伴(投資人、材料供應(yīng)方、營銷渠道商、運(yùn)輸服務(wù)合作者、政府部門負(fù)責(zé)人、新聞媒體朋友等)撰寫具有企業(yè)文化特色的邀請函.一般來說,商務(wù)禮儀活動邀請函的文本內(nèi)容包括兩部分：邀請函的主體內(nèi)容和邀請函回執(zhí).如：
洛陽XXXXXX公司年終客戶答謝會邀請函
尊敬的×××先生／女士：
過往的一年,我們用心搭建平臺.您是我們關(guān)注和支持的財(cái)富主角.
新年即將來臨,我們傾情實(shí)現(xiàn)公司客戶大家庭的快樂相聚.為了感謝您一年來對XXXXXX公司的大力支持．我們特于××年×月×日×?xí)r在×××大酒店一樓×X殿舉辦××年度XXXXXX公司客戶答謝會,屆時將有精彩的節(jié)目和豐厚的獎品等待著您,期待您的光臨!
讓我們同敘友誼.共話未來, 迎接來年更多的財(cái)富,更多的快樂!
洛陽XXXXXX公司
×X年×月×日
這是商務(wù)禮儀活動邀請函的主體內(nèi)容,標(biāo)題除了文種“邀請函”、事由“××廣告公司年終客戶答謝會”字樣外,還出現(xiàn)了活動主題標(biāo)語“財(cái)富主角”；正文亦符合禮儀文書的行文要求,可謂是事務(wù)與禮儀的完美結(jié)合.
商務(wù)禮儀活動邀請函的回執(zhí)則常采用表格的形式,將需要被邀請方填寫的事項(xiàng)逐項(xiàng)列出.一般包括參會企業(yè)名稱、參會人員姓名、性別、職務(wù)、民族習(xí)慣、參會要求(如參與某項(xiàng)專題活動)；被邀請方的聯(lián)系人、聯(lián)系電話、電子郵件地址等.禮儀活動組織部門的名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、電子郵件地址、企業(yè)網(wǎng)址等.回執(zhí)要隨邀請函同時發(fā)出,并要求按時回復(fù).
由以上各例,我們可以看出禮儀活動邀請函的結(jié)構(gòu)通常由標(biāo)題、稱謂、正文、敬語和落款五部分組成.
標(biāo)題.一般只寫文種“邀請函”即可,字號比通常標(biāo)題要略大一些.有時也可以加“事由” ,如“關(guān)于參加研討會的邀請函”.有時還可包括個性化的活動主題標(biāo)語,如“溝通無限中部六省城市信息化高級論壇邀請函”.
稱謂.是對邀請對象的稱呼.要頂格寫受邀單位名稱或個人姓名,后加冒號.要寫明對方姓名、職務(wù)、職稱、學(xué)銜.也可以用“ 同志”、“經(jīng)理”、“教授” 、“先生”、“女士”、“小姐”稱呼.通常還要加上“尊敬的”之類定語.
正文.是邀請函的主體.頭可向被邀請人簡單問候,位置在稱謂下一行,空兩格.接著寫明舉辦禮儀活動的緣由、目的、事項(xiàng)及要求,寫明禮儀活動的日程安排、時間、地點(diǎn),邀請對象以及邀請對象所做的工作等,并對被邀請方發(fā)出得體、誠摯的邀請.若附有票、券等物也應(yīng)同邀請函一并送給邀請對象.有較為詳細(xì)出席說明的,通常要另紙說明,避免邀請函寫得過長.
敬語.末尾一般要寫常用的邀請慣用語.如“敬請光臨”、“敬請參加”、“請屆時出席”之類的敬語.有些邀請函可以用“此致敬禮”、“順致節(jié)日問候”等敬語.
落款.署上邀請單位名稱或發(fā)函者個人名稱,署上發(fā)函日期.邀請單位還應(yīng)加蓋公章,以示莊重.
其次是形式上的要求.邀請函的形式要美觀大方,不可用書信紙或單位的信函紙草草了事,而應(yīng)用紅紙或特制的請柬填寫.
五、寫禮儀活動邀請函
要注意的事項(xiàng)
1．“邀請函”三字是完整的文種名稱,與公文中的“函”是兩種不同的文種,因此不宜拆開寫成“關(guān)于邀請出席×X活動的函”.
2．被邀請者的姓名應(yīng)寫全,不應(yīng)寫綽號或別名.在兩個姓名之間應(yīng)該寫上“暨”或“和”,不用頓號或逗號.網(wǎng)上或報刊上公開發(fā)布的邀請函,由于對象不確定,可省略稱呼,或以“敬啟者”統(tǒng)稱.
3．嚴(yán)格遵守寫作格式,稱謂、邀請事由、具體內(nèi)容、活動時間、活動地點(diǎn)、相關(guān)事宜、聯(lián)系方式、落款等是必不可少的部分,不能丟漏信息.
4．邀請事項(xiàng)務(wù)必周詳,使邀請對象可以有準(zhǔn)備而來,也會使活動舉辦的個人或單位減少一些意想不到的麻煩.
5．邀請函須提前發(fā)送,使受邀方有足夠的時問對各種事務(wù)進(jìn)行統(tǒng)籌安排.
總之,禮儀活動邀請函屬于社會生活使用文書,具有社會公關(guān)及禮儀功能.它不僅表示禮貌莊重,也有憑證作用,要寫得簡明得體,準(zhǔn)確文雅.