所謂公文,它是公務(wù)文書的簡(jiǎn)稱,它是國家機(jī)關(guān)在行政管理過程中為處理公務(wù)而按規(guī)定格式制作的書面材料.公文的種類主要包括：命令、議案、決定、公告、通告、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要.
在各類企業(yè)中,所指的公文一般為商務(wù)公文,主要分為介紹報(bào)告、請(qǐng)示、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃要點(diǎn)、公司及產(chǎn)品介紹、信函、講話稿、可行性報(bào)告、工作總結(jié)、市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告、說明等
公文擬寫的步驟與方法
公文擬寫的步驟與方法大體同一般文章的寫作方式相似,但是由于公文在性質(zhì)、作用上及其寫作要求上的不同,擬寫時(shí)也有一些需要特別注意的問題.
公文的擬寫通常按以下步驟進(jìn)行：
一、 明確發(fā)文主旨
任何一份公文都是根據(jù)工作中的實(shí)際需要來擬寫的.因此,在動(dòng)筆之前,首先要弄清楚 發(fā)文的主旨,即發(fā)文的主題與目的,包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：
1．文件的中心內(nèi)容是什么?比如相關(guān)工作的改善,主要提出目前情況怎樣?存在哪些問題,解決方式、需協(xié)助事項(xiàng)；再如請(qǐng)求事項(xiàng),擬請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)或解決問題等.
2．根據(jù)文件內(nèi)容,準(zhǔn)備采用什么文種?比如,匯報(bào)工作情況,是寫專題報(bào)告還是寫情況簡(jiǎn)報(bào)；針對(duì)下級(jí)來文所反映的問題,是寫一個(gè)指示或復(fù)函,還是一個(gè)帶規(guī)定 性質(zhì)的通知等.
3．明確文件發(fā)送范圍和閱讀對(duì)象.比如,向上級(jí)匯報(bào)工作,還是向有關(guān)單位推廣、介紹經(jīng)驗(yàn)；是給領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門人員閱讀,還是向全體人員進(jìn)行傳達(dá).
4．明確發(fā)文的具體要求.例如,是要求對(duì)方了解,還是要求對(duì)方答復(fù),是供收文機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行,還是參照?qǐng)?zhí)行、研究參考、征求意見等.
總之,發(fā)文必須明確采取什么方式,主要闡述哪些問題,具體要達(dá)到什么目的,只有對(duì)這些問題做到心中有數(shù),才能夠落筆起草.
二、收集有關(guān)資料,進(jìn)行調(diào)查研究
發(fā)文的目的和主題明確之后,就可以圍繞這個(gè)主題搜集材料和進(jìn)行一定的調(diào)查研究當(dāng)然,這也要根據(jù)具體的情況,并不是擬寫每一份公文都要進(jìn)行這一步工作.例如,擬寫一份簡(jiǎn)短的通知、公告,一般來說不需要專門做搜集材料和調(diào)查研究工作,在明確發(fā)文主旨之后,稍加考慮就可以提筆寫作了.但對(duì)于問題較為復(fù)雜,還要進(jìn)行具體的分析和歸納；如擬訂篇幅較長(zhǎng)的文件,擬訂工作計(jì)劃、進(jìn)行工作總結(jié)、起草規(guī)章、條例、擬寫工作指示等,往往都需要搜集有關(guān)材料和進(jìn)行進(jìn)一步調(diào)查研究工作.
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總之,收集材料及調(diào)查研究,是一個(gè)醞釀的過程,是為了掌握全面的、大量的素材了解問題的各個(gè)方面,然后經(jīng)過分析思考產(chǎn)生一個(gè)認(rèn)識(shí)的飛躍.
三、擬出提綱,安排結(jié)構(gòu)
在收集材料的基礎(chǔ)上,草擬出一個(gè)寫作提綱.提綱是所要擬寫的文件的內(nèi)容要點(diǎn),把它的主要框架勾畫出來,以便正式動(dòng)筆之前,對(duì)全篇做到通盤安排、胸有成竹,使寫作進(jìn)展順利,盡量避免半途返工.
提綱的詳略,可以根據(jù)文件的具體情況和個(gè)人的習(xí)慣、寫作的熟練程度而定.篇幅不長(zhǎng)的文件,可以大致安排一下文件的結(jié)構(gòu),先寫什么問題,依次再寫什么問題,主要分幾層意思等.篇幅較長(zhǎng)、比較重要的文件,往往需要擬出比較詳細(xì)的提綱,包括文件共分幾個(gè)部分,每一個(gè)部分又分作幾個(gè)問題,各個(gè)大小問題的題目和要點(diǎn)及使用什么具體材料說明等.提綱的文字不需要很多,也不需要在文字上推敲.當(dāng)然,需要集體討論或送給領(lǐng)導(dǎo)審閱的提綱除外.
擬寫提綱是一個(gè)很重要的構(gòu)思過程,文件的基本觀點(diǎn),可以召集相關(guān)人員進(jìn)行集體討論研究和修改,使提綱日益完善.由兩人以上分工合寫的文件,更需要共同研究寫作提綱,以免發(fā)生前后重復(fù)、脫節(jié)或相互矛盾的現(xiàn)象.
四、落筆起草、擬寫正文
結(jié)構(gòu)安排好后,要按照要求所列順序,開宗明義、緊扣主題、擬寫正文.寫作中注意兩點(diǎn)：
1． 要觀點(diǎn)鮮明,用材得當(dāng).也就是說要用觀點(diǎn)來統(tǒng)帥材料,使材料來為觀點(diǎn)服務(wù).運(yùn)用材料要能說明問題,做到材料與觀點(diǎn)統(tǒng)一.
在寫作當(dāng)中,要注意明確觀點(diǎn),用語不能含糊不清,模棱兩可、詞不達(dá)意,似是而非.如果觀點(diǎn)不明,令人不知所云.有些文件,只講觀點(diǎn)沒有實(shí)際材料,就會(huì)使人感到抽象空洞、缺乏依據(jù),不易信服.而只羅列材料沒有鮮明的觀點(diǎn),則會(huì)使人弄不清要說明什么問題,不了解發(fā)文的意圖 ,特別是情況匯報(bào)、工作匯報(bào)介紹.
2． 要語句簡(jiǎn)練,交代清楚.擬寫文件既要盡量節(jié)省用字、縮短篇幅、簡(jiǎn)潔通順,又要注意交代的問題清楚明了.
五、反復(fù)檢查,認(rèn)真修改
初稿寫出后,要認(rèn)真進(jìn)行修改.寫文章,需要下功夫.自古以來,好文章都要經(jīng)過反復(fù)修改的,寫文件也同樣,尤其是重要的文件,往往要經(jīng)過幾稿才能通過.
1． 關(guān)于主題的修改.看主題是否明確,主題論述是否集中,主題挖掘是否深刻.
2． 關(guān)于觀點(diǎn)的修改.修改公文要考慮到觀點(diǎn)是否正確,表達(dá)有無問題.
3． 關(guān)于材料的修改.材料是文件的基礎(chǔ),有了正確的觀點(diǎn),還要通過適當(dāng)?shù)牟牧媳憩F(xiàn)出來.
4． 關(guān)于結(jié)構(gòu)的修改.修改文件的結(jié)構(gòu),包括文件總體結(jié)構(gòu)的修正,使全文更加嚴(yán)謹(jǐn).
5． 關(guān)于語言的精練.主要是修改不通順的語句,不規(guī)范的字及標(biāo)點(diǎn)符號(hào).
修改工作要做到認(rèn)真仔細(xì),必須有足夠的耐心和精益求精的精神.
幾種常用的商務(wù)公文
請(qǐng)示
請(qǐng)示是下級(jí)向上級(jí)請(qǐng)求決斷、指示或批準(zhǔn)事項(xiàng)所使用的呈批性公文.
請(qǐng)示的特點(diǎn)
一、針對(duì)性.只有本單位權(quán)限范圍內(nèi)無法決定的重大事項(xiàng),如重要決定、重要決策、人事安排等問題,以及在工作中遇到的新問題、新情況或克服不了的困難,才可用"請(qǐng)示"行文.請(qǐng)示上級(jí)給予指示、決斷或答復(fù)、批準(zhǔn).因而"請(qǐng)示"具有很強(qiáng)的針對(duì)性.
二、呈批性.請(qǐng)示是有針對(duì)性的上行文,上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于呈報(bào)的請(qǐng)示事項(xiàng),無論同意與否,都必須給予明確的"批復(fù)"回文.
三、單一性.請(qǐng)示應(yīng)一文一事,一般只寫一個(gè)受文領(lǐng)導(dǎo),即使需要同時(shí)呈送其他領(lǐng)導(dǎo),也只能用抄送形式.
四、時(shí)效性.請(qǐng)示是針對(duì)本單位當(dāng)前工作中出現(xiàn)的情況和問題,求得上級(jí)單位指示、批準(zhǔn)的公文,如能及時(shí)發(fā)出,就會(huì)使問題得以及時(shí)解決.
請(qǐng)示的分類
根據(jù)內(nèi)容、性質(zhì)的不同,請(qǐng)示分為以下三種：
一、 請(qǐng)求指示性請(qǐng)示.
二、 請(qǐng)求批準(zhǔn)性請(qǐng)示.
三、 請(qǐng)求批轉(zhuǎn)性請(qǐng)示.
請(qǐng)示的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法
請(qǐng)示由首部、正文和尾部三部分組成,其各部分的格式、內(nèi)容和寫法如下：
一、 首部.主要包括標(biāo)題和主送機(jī)關(guān)兩個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)容.
1． 標(biāo)題.請(qǐng)示的標(biāo)題一般有兩種書寫方式：一種是有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成.如《***組關(guān)于會(huì)議紀(jì)要》.
二、 正文.會(huì)議紀(jì)要正文結(jié)構(gòu)由前言、主體兩部分組成.
1． 前言.首先概括交代會(huì)議的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、主要議程、參加人員、會(huì)議形式以及會(huì)議主要的成果.
2． 主體.它是會(huì)議機(jī)要的核心內(nèi)容,主要記載會(huì)議情況和會(huì)議結(jié)果,寫作時(shí)要注意緊緊圍繞中心議題,把會(huì)議的基本精神,特別是會(huì)議形成的決定、決議準(zhǔn)確的表達(dá)清楚.對(duì)于會(huì)議上有爭(zhēng)議的問題和不同意見,必須如實(shí)予以反映.
三、 尾部.包括署名和成文時(shí)間兩項(xiàng)內(nèi)容.
電子公文
隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展,公文通過E-mail的方式批閱使傳統(tǒng)的辦公模式正在發(fā)生著革命性的變化,但現(xiàn)在國內(nèi)缺少實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上公文批閱的軟件,文件容易被拷貝、篡改,企業(yè)的辦公方式還無法真正實(shí)現(xiàn)無紙化.
電子公文的寫法
電子公文主要由主題、事項(xiàng)或附件落款組成.
一、 收件單位/人
二、 抄送單位/人
三、 主題.相當(dāng)與公文的標(biāo)題,如《關(guān)于***請(qǐng)示》、《關(guān)于****報(bào)告》.
四、 事項(xiàng).公文的主要內(nèi)容,包括發(fā)文目的,事項(xiàng)等（與日常公文協(xié)作方法一致）,若提供相關(guān)文件或報(bào)告等,可以附件方式發(fā)送（注明）.
五、 落款.署名及成文時(shí)間
遞交程序以遞交直屬領(lǐng)導(dǎo)為宜.