- 右上角寫日期
- 開頭"Dear","To","To whom it concerns" = 一般給政府/比你級(jí)別高得寫"等等 寫完名字點(diǎn)逗號(hào)
- 另起一行 空兩個(gè)格 寫正文
- 落款 = "sincerely yours" = 給級(jí)別高的,很正式的；"yours truly" = 朋友； "love" = 親人 等等 別忘了點(diǎn)逗號(hào)
- 偏右下角 簽名 如果寫的是正式文的話 在簽名下面 寫上print體形式你的名字
例：
May 8,2006
To whom it concerns,
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------.
Sincerely yours,
(簽名)
(如果正式的話 在這兒署名 例：Cindy Johnson)
1、信頭（Heading）
指發(fā)信人的姓名（單位名稱）、地址和日期,一般寫在信紙的右上角.一般公函或商業(yè)信函的信紙上都印有單位或公司的名稱、地址、電話號(hào)碼等,因此就只需在信頭下面的右邊寫上寫信日期就可以了.
英文地址的寫法與中文完全不同,地址的名稱按從小到大的順序：第一行寫門牌號(hào)碼和街名；第二行寫縣、市、省、州、郵編、國名；然后再寫日期.標(biāo)點(diǎn)符號(hào)一般在每一行的末尾都不用,但在每一行的之間,該用的還要用,例如在寫日期的時(shí)候.
日期的寫法,如1997年7月30日,英文為：July 30,1997（最為普遍）； July 30th,1997；30th July,1997等.1997不可寫成97.
2、信內(nèi)地址（Inside Address）
在一般的社交信中,信內(nèi)收信人的地址通常省略,但是在公務(wù)信函中不能.將收信人的姓名、地址等寫在信頭日期下方的左角上,要求與對(duì)信頭的要求一樣,不必再寫日期.
3、稱呼（Salutation）
是寫信人對(duì)收信人的稱呼用語.位置在信內(nèi)地址下方一、二行的地方,從該行的頂格寫起,在稱呼后面一般用逗號(hào)（英國式）,也可以用冒號(hào)（美國式）.
（1）寫給親人、親戚和關(guān)系密切的朋友時(shí),用Dear或My dear再加上表示親屬關(guān)系的稱呼或直稱其名（這里指名字,不是姓氏）.例如：My dear father,Dear Tom等.
（2）寫給公務(wù)上的信函用Dear Madam,Dear Sir或Gentleman（Gentlemen）.注意：Dear純屬公務(wù)上往來的客氣形式.Gentlemen總是以復(fù)數(shù)形式出現(xiàn),前不加Dear,是Dear Sir的復(fù)數(shù)形式.
（3）寫給收信人的信,也可用頭銜、職位、職稱、學(xué)位等再加姓氏或姓氏和名字.例如：Dear Prof.Tim Scales,Dear Dr.John Smith.
4、正文（Body of the Letter）
位置在下面稱呼語隔一行,是信的核心部分.因此要求正文層次分明、簡單易懂.和中文信不同的是,正文中一般不用Hello!）
正文有縮進(jìn)式和齊頭式兩種.每段書信第一行的第一個(gè)字母稍微向右縮進(jìn)些,通常以五個(gè)字母為宜,每段第二行從左面頂格寫起,這就是縮進(jìn)式.
但美國人寫信各段落往往不用縮進(jìn)式,用齊頭式,即每一行都從左面頂格寫起.商務(wù)信件大都采用齊頭式的寫法.
5、結(jié)束語（Complimentary Close）
在正文下面的一、二行處,從信紙的中間偏右處開始,第一個(gè)詞開頭要大寫,句末用逗號(hào).不同的對(duì)象,結(jié)束語的寫法也不同.
（1）寫給家人、親戚,用Your loving grandfather,Lovingly yours,Lovingly等；
（2）寫給熟人、朋友,用Yours cordially,Yours affectionately等；
（3）寫業(yè)務(wù)信函用Truely yours（Yours truely）,Faithfully yours（Yours faithfully）等；
（4）對(duì)上級(jí)、長輩用Yours obediently（Obediently yours）,Yours respectfully（Respectfully yours）等.
6、簽名（Signature）
低于結(jié)束語一至二行,從信紙中間偏右的地方開始,在結(jié)束語的正下方,在簽完名字的下面還要有用打字機(jī)打出的名字,以便識(shí)別.職務(wù)、職稱可打在名字的下面.當(dāng)然,寫給親朋好友的信,就不必再打了.
7、附言（Postscript）
一封信寫完了,突然又想起遺漏的事情,這時(shí)用P.S.表示,再寫上遺漏的話即可,要長話短說.通常在信末簽名下面幾行的左方,應(yīng)于正文齊頭.
注意：在正式的信函中,應(yīng)避免使用附言.
8、附件（Enclosure）
信件如果有附件,可在信紙的左下角,注上Encl：或Enc：,例如：Encl：2 photos（內(nèi)附兩張照片）.如果福建附件不止一項(xiàng),應(yīng)寫成Encl：或Encs.
我們有時(shí)可看到在稱呼與正文之間有Re：或Subject：（事由）字樣.一般在信紙的中間,也可與“稱呼”對(duì)齊.還應(yīng)在底下加橫線,以引起讀信人的注意,使收信人便于在讀信之前就可了解信中的主要內(nèi)容.事由一般在公務(wù)信函中使用,也可以省略.